Factura Electrónica Obligatoria: todo lo que necesitas saber

España se encamina hacia un modelo de facturación completamente digital. Con el Real Decreto 254/2025 (que modifica el RD 1007/2023) y el desarrollo normativo de las leyes Antifraude y Crea y Crece, se establece que la factura electrónica será obligatoria entre empresas y autónomos B2B a partir de enero/julio de 2026.

Este cambio no es un simple trámite legal: representa una gran oportunidad para profesionalizar tus procesos, reducir errores, mejorar tesorería y ser más competitivo.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria exige el uso de formatos estructurados, como Facturae, UBL o EDIFACT, que incorporan firma digital o QR. Además, deben reportar automáticamente los estados de la factura (aceptada, rechazada, pagada) y estar disponibles al menos durante cuatro años.

Las plataformas, ya sean públicas o privadas, deben interoperar entre sí y con la Agencia Tributaria. Si se usa software privado, también se debe enviar una copia “fiel” al sistema público.

¿Cuándo será obligatoria?

Según el RD 254/2025 y calendarios progresivos:

• Empresas sujetas a impuesto de sociedades: 1 de enero de 2026.
• Autónomos y microempresas ( < 6 M €/año): 1 de enero de 2026.

La obligatoriedad B2B con plazos diferentes: 1 año para empresas > 8 M €, 2 años para el resto, por lo que se estima ampliamente 2026–2027 como horizonte definitivo.

Beneficios de la factura electrónica

1. Significativos ahorros: hasta un 80 % en logística, procesamiento y envío por cada factura.
2. Cobros más rápidos: visibilidad y trazabilidad permiten reducir el impago y acelerar la gestión de tesorería.
3. Menos errores: evita duplicidades, pérdidas o facturas extraviadas.
4. Imagen sostenible y moderna: impulsas la transformación digital de tu negocio.

Obligaciones legales

La nueva normativa establece una serie de requisitos que deben cumplir todas las facturas electrónicas. En primer lugar, es imprescindible que cuenten con firma digital o un código QR verificable, de acuerdo con los estándares eIDAS. Además, cada factura debe generarse como un registro inalterable, con trazabilidad completa y un historial de eventos que certifique su validez y seguimiento.

Otro aspecto clave es que el emisor debe comunicar al cliente el estado de la factura —si ha sido aceptada, rechazada o pagada— en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produce dicho cambio.

Por último, estas facturas deben mantenerse accesibles y disponibles durante al menos cuatro años, y todos los sistemas utilizados deben ser capaces de interoperar con otras plataformas, tanto públicas como privadas. Estas condiciones son obligatorias incluso para pequeños negocios y autónomos.

Riesgos de no adaptarse

No cumplir con estas obligaciones no es una opción sin consecuencias. La normativa contempla sanciones económicas importantes: las multas por no emitir facturas electrónicas en los casos exigidos pueden alcanzar los 10 000 euros.

Pero más allá del impacto económico, el incumplimiento también puede suponer la pérdida de oportunidades importantes, como el acceso a subvenciones públicas o a contratos con administraciones y grandes empresas.

Además, las facturas emitidas fuera de norma pueden no ser deducibles fiscalmente, lo que afecta directamente a la contabilidad del negocio. A largo plazo, el incumplimiento reiterado podría derivar en sanciones más graves o incluso la inclusión en listas de morosos fiscales, afectando la reputación y viabilidad del negocio.

¿Qué debes hacer ya?

Lo más importante es no esperar al último momento. El primer paso es analizar si el software de facturación que estás utilizando actualmente cumple con todos los requisitos técnicos: debe poder generar facturas en formatos aceptados como Facturae o UBL, incorporar firma digital o QR, enviar los estados de las facturas dentro del plazo legal y mantener la trazabilidad y seguridad de los registros. También es fundamental verificar que puede integrarse con otras plataformas, especialmente con las que usen tus clientes o la Agencia Tributaria.

Si tu sistema actual no está preparado, lo mejor es comenzar cuanto antes la transición hacia uno que sí lo esté. Además, es recomendable formar a tu equipo para que se familiarice con la nueva operativa y evitar errores en el proceso. Cuanto antes empieces, más fácil será adaptarte sin sobresaltos.

¿Cómo te ayuda Contafact?

Con Contafact, ya puedes:

• Emitir facturas electrónicas en formatos normativos (Facturae, UBL).
• Incluir firma digital y códigos QR automáticamente.
• Reportar estados de factura en 4 días.
• Mantener archivos 100 % accesibles y exportables.
• Interoperar con plataformas públicas y privadas.
• Facilitar todo el proceso mediante actualizaciones continuas y soporte especializado.

Nuestra meta es que cumplas sin esfuerzo legal ni técnico.

Datos para no ignorar

Según el último estudio de SERES, en 2024 se emitieron 558 millones de facturas electrónicas en España (+21 %), logrando un ahorro estimado de 4 328 M € y un impacto medioambiental equivalente a salvar 31 000 árboles.

En resumen

La factura electrónica ya no es el futuro: es el presente de la gestión profesional. Cumplir con la normativa no es solo obligatorio, sino una oportunidad para ahorrar tiempo, dinero y ganar competitividad.

Si quieres comprobar tu nivel de adaptación, contáctanos y te ayudamos a integrar la factura electrónica en tu día a día de forma sencilla, fiable y sin riesgos.